Najczęstsze błędy w wystawianych fakturach

Przedsiębiorcy, którzy w swojej pracy wykorzystują program do wystawiania faktur online są zdecydowanie lepiej zorganizowani, a ryzyko błędu w ich dokumentach jest zazwyczaj znikome. Najlepiej świadczą o tym statystyki przedstawione w ubiegłych latach.

Pomyłki zdarzają się nawet najlepszym

Błędy pojawiają się w pracy każdego człowieka. Możliwość wprowadzenia nieścisłości gwałtownie wzrasta w przypadku ręcznego wypełniania dokumentów. Omyłkowo wpisane dane są często efektem zmęczenia, przepracowania czy chęci jak najszybszego wykonania nieprzyjemnych obowiązków.

Najczęstszymi błędami pojawiającymi się w tego typu sytuacjach są:
nieprawidłowa data wystawienia faktury – według przepisów podatkowych fakturę powinniśmy wystawić do 15 dnia miesiąca po przeprowadzeniu transakcji i co najwyżej 30 dni przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.
Niewłaściwa numeracja – w przypadku grupowego wystawiania faktur przez kilka osób często zdarza się, że numeracja jest zdublowana lub kolejne numery są pominięte. Taka pomyłka jest absolutnie niedopuszczalna w świetle przepisów podatkowych i naraża nas na wiele problemów.
Brak dokładnie określonej daty sprzedaży – to jeden z najczęściej pojawiających się błedów (szczególnie początkowych) sprzedających. Nieścisłość wynika zazwyczaj z niewiedzy wystawcy, kdla którego data wystawienia i data sprzedaży jest tym samym Niestety przepisy podatkowe bardzo restrykcyjnie rozróżniają te dwa terminy.
Błedy w numerach NIP – długi ciąg cyfr, szczególnie w późnych godzinach pracy jest dla wielu przedsiębiorców zmorą. Wystawiając faktury ręcznie nie mamy możliwości bieżącego sprawdzania i weryfikacji prawidłowości wpisanego numeru. Program do fakturowania online wspiera nas w tym zakresie nie tylko swoją automatyzacja, ale również połączeniem z bazą Wies i listą białych kontrahentów.

Konsekwencje błędnie wystawionych faktur

Niedokładnie uzupełnione dokumenty grożą przykrymi konsekwencjami. Błędnie wystawiona faktura na kontrahenta zagranicznego, który podaje nieaktywny numer UE powoduje konieczność zapłaty VATu według stawki krajowej, a nie jak jak dla transakcji UE 0%. Korzystając z programu do wystawiania faktur eliminujemy ryzyko wielu błędów i nie martwimy się sankcjami nakładanymi z tego tytułu.

Rodzaje wystawianych faktur w programach do fakturowania online

Wystawianie faktur należy do rutynowych czynności każdego przedsiębiorcy. Tego typu dokument wystawiamy w przypadku sprzedaży towarów, świadczenia usług na rzecz podatnika VAT, sprzedaży wysyłkowej czy wewnątrzwspólnotowej wystawy towarów. Programy do wystawiania faktur pomimo nieskomplikowanej obsługi oferują szereg różnych funkcji i modułów pozwalających na prowadzenie biznesu na wysokim poziomie. Dobry program do fakturowania sprawi, że żadna losowa sytuacja nas nie zaskoczy, a oprócz najpopularniejszych faktur sprzedażowych wystawimy też inne niezbędne dokumenty.

Jakie faktury możemy wystawiać?

Aplikacja da nam spektrum możliwości, a w tym wystawianie takich dokumentów jak:
faktura VAT
– zdecydowanie najpopularniejszy i często najlepiej znany typ faktur. W obrocie gospodarczym dokumentuje sprzedaż towarów i usług przez jednego podatnika dla drugiego. Wystawiamy ją zazwyczaj na wyraźne życzenie klienta.
Faktura korygująca – służy poprawieniu błędów, które pojawiły się na jej poprzedniej wersji. Zastosowanie znajdzie między innymi przy błędnym podaniu stawek, czy omyłkowo wpisanych danych. Korekta tworzona jest również wtedy, gdy klient zwróci towar albo otrzyma rabat.
Faktura zaliczkowa – potwierdza głównie wpłatę zaliczki przed wykonaną usługą czy dostarczonym towarem. Jest coraz bardziej doceniana między innymi ze względu na gwarancję bezpieczeństwa transakcji. Taki dokument możesz wystawić do 15 dnia miesiąca, w którym otrzymasz zaliczkę.
Faktura pro forma – nie jest dokumentem księgowym ani dowodem zrealizowanej transakcji. Wystawiamy ją w celu pokazania jaki wygląd będzie miała prawdziwa faktura. Sprawdzi się też jako forma wezwania do zapłaty czy zwiastun nadchodzącego dokumentu.
Faktura VAT marża – chętnie wybierana przez sprzedawców. W tego typu fakturze opodatkowaniu podlega jedynie kwota prowizji. W praktyce oznacza to, że handlowiec odprowadza do urzędu skarbowego zdecydowanie niższą kwotę podatku.


Automatyzacja wystawiania faktury

Programy do fakturowanie oprócz możliwości wystawiania faktur kilku typów oferuje ich automatyczną obsługę. Dużym zainteresowaniem przedsiębiorców cieszy się moduł wystawiania dokumentów cyklicznie. Wystarczy jedynie podać datę i częstotliwość wysyłki, a faktura będzie tworzona systematycznie. Ponadto nieobce dla aplikacji będą dokumentu wewnątrzwspólnotowe, czy też te w walucie obcej.

Wystawianie duplikatu faktury

Każdy przedsiębiorca wie, że prowadzenie własnego biznesu nie należy do najprostszych. Obowiązki zaczynają się niemal od samego startu, po czym w miarę upływu czasu mnożą się i zmieniają swoją formę. Według najnowszych statystyk ponad połowa właścicieli firm uważa, że prowadzenie działalności jest utrudnione, a 79% uskarża się na polskie prawo podatkowe. Maksymalnym uproszczeniem i świetnym rozwiązaniem okazuje się program do wystawiania faktur online, który dzięki automatyzacji wpisów znacznie redukuje czas spędzony nad dokumentami. Jednakże co trzeci badany przedsiębiorca deklaruje, że to klienci mogą być źródłem problemu. Zatory płatnicze spowodowane niezapłaconymi fakturami to tylko szczyt góry lodowej. Często wystawione dokumenty ulegają zniszczeniu lub giną w stercie papierów. Również w takim wypadku program do wystawiania faktur okaże się pomocny – bezproblemowo umożliwi pobranie duplikatu.

Duplikat faktury – wszystko co musisz o nim wiedzieć.

Duplikat faktury może być wystawiony na podstawie faktury pierwotnej lub za pośrednictwem programu do fakturowania, w którym znajduje się cała baza danych. Taki dokument jest niemal odzwierciedleniem swojego poprzednika, ale posiada dwa odróżniające go elementy:
słowo „DUPLIKAT” widniejące na papierze
datę wystawienia duplikatu
Warto pamiętać, że ponowne wystawienie faktury na żądanie nabywcy nie spowoduje zmiany w księgowaniu, konsekwencji prawnych czy nałożenia na wystawcę dodatkowych opłat. Ponadto duplikaty powinny być przechowywane wraz z fakturami VAT aż do ich faktycznego przedawnienia. Ich pobranie zazwyczaj nie stanowi wyzwania i w zależności od programu do fakturowania jest bardziej lub mniej zautomatyzowane.

A może elektroniczna wersja?

Faktury są jedynie nietrwałą rzeczą materialną, dlatego łatwo mogą ulec uszkodzeniu. Obecnie obserwujemy tendencję do zastępowania tradycyjnej formy dokumentu jej elektroniczną wersją. Taka opcja jest zdecydowanie bezpieczniejsza, korzystna dla środowiska naturalnego i minimalizuje ryzyko utraty faktury. Nabywca ma jednak prawo wystąpić z żądaniem wystawienia duplikatu i warto być na taką możliwość przygotowanym. Programy do wystawiania faktur pozwalają nam pobrać taki dokument niemal od zaraz.