Regulamin konferencji

Regulamin Konferencji „KLIENT W URZĘDZIE“

§1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin obowiązuje od dnia 1 marca. 2018
2. Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
a) Cena – cena za udział w Konferencji (dotyczy wyłącznie dostawców rozwiązań, branży teleinformatycznej) zgodnie z §3 Regulaminu,
b) dane osobowe – dane pozwalające na zidentyfikowanie osoby fizycznej,
c) Współorganizator – Urząd Miasta Gdańska
d) Konferencja – konferencja „Klient w urzędzie“ organizowana w dniach 24-25 kwietnia 2018r. w Europejskim Centrum Solidarności pI. Solidarności 1, 80-863 Gdańsk, na zasadach określonych w Regulaminie,
e) Nabywca – podmiot, dla którego:
a) na warunkach bezpłatnych – wysyłane jest potwierdzenie udziału dla Uczestników kwalifikowanych
b) na warunkach płatnych – wysyłana jest proforma w celu zapłaty za udział
f) Notyfikacja – elektroniczna forma powiadomień dotycząca Konferencji lub wydarzeń związanych z Konferencją,
g) Organizator / my – Evention sp. z o.o., ul. Rondo ONZ 1, 00-124 Warszawa, +48 tel. (22) 535-30-33, kontakt@evention.pl , REGON: 146871262, NIP: 5252564839, wpisaną pod numerem KRS: 0000483800 do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 5 000 zł (wpłacony w całości),
h) osoba trzecia – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej w rozumieniu przepisów prawa polskiego inna niż Organizator, Uczestnik lub/i Nabywca,
i) Polityka Prywatności – określa sposób przetwarzania danych, w tym plików cookies i przesyłania Notyfikacji. Polityka Prywatności stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu,
j) Regulamin – niniejszy dokument określający zasady i warunki Konferencji, określający prawa i obowiązki Organizatora i Uczestnika,
k) Rejestracja – czynność dokonywana w celu zgłoszenia Uczestnika do udziału w Konferencji,
l) siła wyższa – zdarzenie zewnętrzne, nie dające się przewidzieć, o charakterze przypadkowym lub naturalnym (żywiołowym), jak np.: pożar, wybuch, awaria zasilania, trzęsienie ziemi, powódź, oberwanie chmury, zamieszki, działania organów cywilnych lub wojskowych, wojna, akty terroryzmu (w tym cyberataki),
m) Uczestnik / Ty – osoba fizyczna, która zawarła Umowę z Organizatorem w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą albo wykonywanym zawodem,
n) Umowa – umowa o udział i przeprowadzenie Konferencji zawarta pomiędzy Uczestnikiem i Organizatorem w momencie potwierdzenia Rejestracji, na zasadach określonych w Regulaminie.

§2. WYMAGANIA TECHNICZNE

Rejestracja i przeglądanie strony internetowej Konferencji wymaga połączenia z Internetem. Należy korzystać z urządzenia i sieci Internet.
§3. REJESTRACJA

1. Rejestracji można dokonać za pośrednictwem wypełnienia formularza dostępnego pod adresem URL: https://klientgov.pl/formularz/ oraz za pomocą innych form środków komunikacji elektronicznej (wypełnienie formularza w formacie pdf. i nadesłanie go drogą mailową)
2. W przypadku jeżeli Uczestnik zgłasza dodatkową osobę, Organizator skontaktuje się z tą osobą w celu dopełnienia obowiązku informacyjnego w zakresie pozyskania danych osobowych niebezpośrednio od osoby, której dane dotyczą oraz w celu potwierdzenia udziału w Konferencji i wyrażenia zgody na realizację Umowy względem tej osoby zgodnie z Regulaminem. Warunkiem udziału w Konferencji jest przeczytanie i akceptacja postanowień Regulaminu przez tę osobę.

§4. CENA ZA UDZIAŁ

1. Udział w Konferencji jest:
a) bezpłatny – wymagający pisemnego (e-mail) potwierdzenia o kwalifikacji zgłoszenia, dotyczy przedstawicieli sektora publicznego
b) płatny – płatność na podstawie proformy przesłanej drogą elektroniczną
2. Warunki udziału, ceny lub zniżki określone są przy zgłoszeniu na etapie Rejestracji.
3. Warunki jakie musi spełniać Uczestnik by udział był bezpłatny:
a) Pracownik sektora publicznego – administracji centralnej, administracji samorzadowej, terenowych organów adminstracji rządowej,
b) Odpowiedzialność za obsługę interesanta, jakość procesów, zarządzanie procesami, IT
4. Maksymalna ilość osób z danego podmiotu w ramach zgłoszenia bezpłatnego wynosi 5. Decyduje kolejność zgłoszeń oraz warunki kwalifikacji.
5. Potwierdzony Udział obejmuje udział w konferencji, materiały konferencyjne i posiłki.
6.Potwierdzony Udział nie obejmuje kosztów dojazdu i zakwaterowania chyba, że Organizator wyraźnie to zaznaczył w udziale.
7.Przypadku płatnego uczestnictwa do Ceny należy doliczyć podatek VAT w wysokości 23%. W przypadku jeżeli podmiot korzysta ze zwolnienia należy przesłać do Organizatora stosowne oświadczenie w terminie nie później niż na 7 dni przed datą Konferencji.
8.W przypadku dodatkowych pytań prosimy o kontakt z osobą lub osobami wskazanymi w warunkach udziału na stronie internetowej z Rejestracją.

§5. ZASADY UDZIAŁU W KONFERENCJI I PRZEBIEG

1. Konferencja skierowana jest do sektora publicznego – administracji centralnej, administracji samorzadowej, terenowych organów adminstracji rządowej. Konferencja nie jest skierowana do Konsumentów. Program Konferencji dostępny jest pod adresem URL: https://klientgov.pl/agenda-2018/ . Konferencja jest organizowana przy współudziale organizacji wymienionych pod adresem URL: https://klientgov.pl/organizatorzy-2018/ i w czasie Konferencji mogą pojawić się materiały promujące lub ulotki informacyjne.
2. Uczestnicy nie otrzymują certyfikatów udziału w Konferencji.
3. Warunkiem udziału w Konferencji jest Rejestracja, przeczytanie i akceptacja postanowień Regulaminu oraz
a) w przypadku bezpłatnego uczestnictwa – potwierdzenie pisemne (e-mail)
b) w przypadku płatnego uczestnictwa – płatność na podstawie proformy oraz pisemne(e-mail) potwierdzenie uczestnictwa
4. Zgłoszenia do udziału w Konferencji przyjmujemy:
a) w przypadku uczestników kwalifikowanych jako bezpłatnych – do 7 dni przed planowanym terminem konferencji lub do wyczerpania puli wolnych miejsc
b) w przypadku uczestników płatnych – do dnia poprzedzającego konferencję.
5. Potwierdzeniem udziału w Konferencji jest przyjęciem zgłoszenia przez Organizatora. Brak udziału w Konferencji nie zwalnia Uczestnika z obowiązku dokonania zapłaty za udział ( w przypadku uczestnictwa na zasadach płatnych)
6. Organizator ma prawo odmówić uczestnictwa w Konferencji Uczestnikowi, który:
a) w przypadku płatnego uczestnictwa,gdy: nie zrealizował wpłaty za uczestnictwo w konferencji
b) w przypadku bezpłatnego uczestnictwa gdy: wyczerpana została pula wolnych miejsc, uczestnik nie kwalifikuje się z racji wykonywanego zawodu, liczba miejsc przeznaczona dla pracowników jednej instytucji przekracza 5 osób (decyduje kolejność zgłoszeń)
7. Wpłaty w terminie uważa sie za zrealizowane w ciągu 14 dni od daty wystawienia i doręczenia faktury proforma lub najpóźniej w terminie na przeddzień Konferencji, a w przypadku gdy zgłoszenie następuje w terminie na 7 dni przed Konferencją gdy płatność następuje maksymalnie na przeddzień Konferencji. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwy jest kontakt z Organizatorem i modyfikacja tego zapisu zgodnie z zaakceptowanymi warunkami przez Organizatora i Nabywcę.
8. Niedokonanie wpłaty nie jest tożsame z rezygnacją z wzięcia udziału w Konferencji. Uczestnik może rozwiązać Umowę (odwołać uczestnictwo) na co najmniej 7 dni przed Konferencją w drodze wysłania stosownego oświadczenia na adres e-mail do osoby kontaktowej wskazanej w warunkach udziału na etapie Rejestracji. W takim wypadku Organizator przyjmuje rezygnację, a zapłacona Cena za uczestnictwo w Konferencji zostanie zwrócona przelewem bankowym, na numer rachunku, z którego dokonano zapłaty.
9. Uczestnika potwierdzony na warunkach bezpłatnych może rozwiązać Umowę (odwołać uczestnictwo) najpóźniej na 5 dni przed Konferencją w drodze wysłania stosownego oświadczenia na adres e-mail do osoby kontaktowej wskazanej w warunkach udziału na etapie Rejestracji. W takim wypadku Organizator przyjmuje rezygnację, a anulacja zgłoszenia odbywa się bezkosztowo. W przypadku nie zgłoszenia rezygnacji do terminu na 5 dni przed Konferencją Organizator ma prawo obciążyć Uczestnika (podmiot który reprezentuje) kosztami związanymi z rezerwacją miejsca i cateringu na poziomie kwoty 369 pln brutto (dotyczy zgłoszeń kwalifikowanych).
10. Wszelkie materiały oraz miejsce zostaną przygotowane i zarezerwowane dla Uczestnika.
11. Uczestnik zgadza się na wykonywanie zdjęć , nagrań audio-video i transkryptów w trakcie Konferencji z udziałem Uczestnika. Organizator ma prawo wykorzystywać zdjęcia/nagrania/fragmenty transkryptów z wizerukiem Uczestnika w celach marketingowych i promocyjnych w kontekście Konferencji. Uczestnik, który nie życzy sobie publikacji przedstawiającej wyłącznie jego/jej wizerunek na zdjęciu/nagraniu lub fragmencie transkryptu proszony jest o wysłanie e-maila adres e-mail do osoby kontaktowej wskazanej w warunkach udziału na etapie Rejestracji .
12. Uczestnik zobowiązuje się do posługiwania się prawdziwymi, tj. zgodnymi ze stanem faktycznym i prawnym danymi, w tym danymi osobowymi, co do których ma pełne prawo do posługiwania się nimi.
13. Uczestnik zobowiązany jest do udziału w Konferencji w sposób nieprowadzący do utrudniania lub zakłócania przeprowadzenia Konferencji oraz niepodejmowania jakichkolwiek działań, które są niezgodne z przepisami powszechnie obowiązującego prawa bądź dobrymi obyczajami, a także naruszających dobra osobiste innych Uczestników lub Nabywcy, osób trzecich lub uzasadnione interesy Organizatora albo innych Uczestników, Nabywcy lub osób trzecich.
14. Organizator może pytać Uczestników o ogólną opinię i poziom zadowolenia z przeprowadzonej Konferencji, w tym organizacji oraz sposobu zapisu. Opinie mogą być zbierane w formie pytań lub krótkich ankiet dostępnych w formie papierowej lub elektronicznej.
15. Organizator może prowadzić i publikować statystyki dotyczące Konferencji.
16. Organizator ma prawo do przesyłania Notyfikacji zgodnie z Polityką Prywatności.
17. Organizator ma prawo, według własnego uznania rozszerzyć właściwości, funkcjonalności Konferencji. Zmiany takie nie mogą prowadzić do obniżenia jakości realizowanej Konferencji.

§6. OCHRONA DANYCH

1. Organizator jest administratorem danych.
2. Używamy protokołu szyfrowania komunikacji SSL.
3. Dane osobowe przetwarzane są:
a) zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej,
b) zgodnie z Polityką Prywatności,
c) w zakresie i celu niezbędnym do nawiązania, ukształtowania treści Umowy, zmiany bądź jej rozwiązania lub/i prawidłowej realizacji Usług świadczonych drogą elektroniczną,
d) w zakresie i celu niezbędnym do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów/uzasadnionych interesów realizowanych przez Usługodawcę, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
4. Dane osobowe mogą być przetwarzane w zakresie i celu na podstawie udzielonej zgody przez Uczestnika.
5. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją Umowy będą przez czas trwania Umowy oraz przez okres 10 lat od dnia rozwiązania Umowy (na potrzeby rozstrzygania ewentualnych roszczeń). Dane mogą być też przetwarzane w ramach dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami prawa.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do udostępniania danych osobowych podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa: organom ścigania, urzędom, sądom lub innym podmiotom upoważnionym do takiego udostępnienia na podstawie przepisów prawa w zakresie i celu wymaganym przez te podmioty i przepisy prawa.
8. Usunięcie danych osobowych może nastąpić na skutek:
a) rozwiązania Umowy i po upływie okresu, o którym mowa w ust. 7;
b) cofnięcia zgody bądź wniesienia prawnie dopuszczalnego sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych – jeżeli zgoda została wyrażona lub jeżeli dane są przetwarzane w ramach uzasadnionego interesu Usługodawcy.

§7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
a) niepoprawnie wpisane dane przez Uczestnika,
b) brak dostępu do sieci Internet uniemożliwiające dokonanie Rejestracji albo ograniczenia w jego dostępności,
c) brak możliwości dojazdu Uczestnika na Konferencję (informacja o lokalizacji jest podana w §1ust. 1 pkt. d),
d) poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika, Nabywcę lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek podania nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą Rejestracji;
e) poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika, Nabywcę lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek działania lub zaniechania osób trzecich, na które nie miał wpływu Organizator,
f) poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika, Nabywcę lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek odwołania Konferencji przez Organizatora w wyniku siły wyższej (zdarzenia losowe, na które nie miał wpływu Organizator).
2. Uczestnik na własne ryzyko i na własną odpowiedzialność bierze udział w Konferencji.
3. Organiazator nie ma wpływu na to w jaki sposób Uczestnik wykorzysta wiedzę i umiejętności nabyte w czasie Konferencji.

§8. REKLAMACJE

1. Reklamacje prosimy składać w możliwie jak najszybszym czasie od dnia wystąpienia szkody. Prosimy podać swoje dane (imię, nazwisko, nazwę firmy) oraz możliwie dokładnie opisać nieprawidłowości (uwzględniając czas i miejsce ich wystąpienia). Prosimy o kontakt na adres e-mail do osoby kontaktowej wskazanej w warunkach udziału na etapie Rejestracji.
2. Rozpatrzenie reklamacji następuje w najszybszym możliwym terminie jednak nie dłuższym niż 14 dni.
3. Za dzień wniesienia reklamacji przyjmuje się̨ dzień wpływu do Organizatora zgłoszenia reklamacyjnego.

§9. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

1. Tytuł i program Konferencji, w tym strona www, układ, loga, grafiki, zdjęcia, pliki audio i video wykorzystywane do promocji Konferencji jak i prezentacje przysługują Organizatorowi albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione.
2. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatora albo osoby trzeciej będącej właścicielem praw, w szczególności nie mogą być używane w powiązaniu z produktami lub usługami osób trzecich w sposób, który może wprowadzić potencjalnych klientów Organizatora w błąd lub w inny sposób zaszkodzić Organizatorowi. Kopiowanie materiałów konferencyjnych lub/i nagrywanie Konferencji, a także udostępnianie takich materiałów i nagrań jest nielegalne oraz podlega odpowiedzialności karnej zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Uczestnikowi ani żadnej osobie trzeciej nie wolno usuwać, zakrywać, uniemożliwiać odczytanie ani zmieniać znaków towarowych, informacji o prawach autorskich lub innych oznaczeń dotyczących praw własności zawartych w jakichkolwiek materiałach dotyczących Konferencji.

§10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

4. Organizator udostępnia treść Regulaminu przed zawarciem Umowy.
5. Regulamin może zostać okazany także w inny sposób, na indywidualne żądanie Uczestnika, Nabywcy lub osoby trzeciej, jeżeli występuje problem z wyświetleniem bądź przeczytaniem Regulaminu. W tym celu prosimy o kontakt.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
7. Każdy nowy regulamin obowiązuje dla osób, które nie zapisały się jeszcze na Konferencję lub zaakceptowały nowy regulamin.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, a także do jej odwołania w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie przekazana zgłoszonym Uczestnikom, a dokonane opłaty za uczestnictwo zwrócone przelewem bankowym.
9. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego.
10. W razie zmiany lub unieważnienia wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, któregokolwiek z postanowień Regulaminu, pozostałe jego postanowienia pozostają w mocy.
11. Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
12. Organizator nie przewiduje udziału w Konferencji dla Konsumentów i zgodnie z zásadami uczestnictwa, w tym §4 ust.1 Uczestnik nie jest uważany za Konsumenta.
13. Polityka Prywatności https://klientgov.pl/polityka-prywatnosci/ stanowi integralną część Regulaminu. Do zmian treści Polityki Prywatności stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące zmiany Regulaminu.

Załącznik: Polityka Prywatności

Strona korzysta z plików cookies zgodnie z Polityką prywatności.