Jak poprawnie wystawić fakturę?
Jeśli faktura jest poprawna, będzie podstawą do przyszłych płatności. Jeśli wystawisz niepoprawną fakturę, jej skutki możesz odczuwać przez wiele miesięcy lub lat.
Przy wystawianiu faktur warto się upewnić, że postępujesz zgodnie z poniższymi najlepszymi praktykami:
- Umieszczanie wszystkich niezbędnych informacji - Upewnij się, że na fakturze znajdują się wszystkie niezbędne informacje. Są to: data faktury, numer faktury (oraz kolejność numerów faktur, jeśli wystawiono ich kilka), informacje o firmie (nazwa, adres, dane kontaktowe) oraz suma faktury.
- Prawidłowa identyfikacja klienta - Upewnij się, że na fakturze prawidłowo zidentyfikowałeś klienta. Obejmuje to imię i nazwisko klienta, adres oraz wszelkie inne dane, które pozwolą klientowi na prawidłową identyfikację.
- Szczegółowy opis produktu lub usługi - Należy pamiętać, aby zamieścić szczegółowy opis produktu lub usługi, którą się dostarcza. Powinien on zawierać wszelkie istotne szczegóły, takie jak ilość czy czas trwania.
- Podanie prawidłowych kodów podatkowych - Upewnij się, że prawidłowo określasz kody podatkowe związane z oferowanym produktem lub usługą. Dotyczy to federalnych kodów podatkowych oraz wszelkich obowiązujących stanowych kodów podatkowych.
Najczęstsze błędy popełniane przy wystawianiu faktur
Chociaż istnieje wiele sposobów popełnienia błędu przy wystawianiu faktur, istnieje również wiele sposobów zapobiegania tym błędom.
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy przy wystawianiu faktur jest niewystawianie ich w ogóle. Jeśli nie jesteś pewien, czy powinieneś wystawić fakturę, spróbuj uniknąć tego błędu, zadając sobie pytanie, czy świadczysz usługę lub dostarczasz produkt w zamian za pieniądze. Jeśli tak, to powinieneś wystawić fakturę. Innym częstym błędem jest pomijanie warunków związanych z fakturą. Jest to szczególnie ważne, jeśli na fakturze znajduje się rabat lub akceptowana jest inna metoda płatności niż zwykle. Należy upewnić się, że wszystkie warunki dotyczące faktury są prawidłowe.
Innym często popełnianym błędem jest brak identyfikacji właściwych kodów podatkowych dla dostarczanych produktów lub usług. Upewnij się, że kody podatkowe są odpowiednio oznaczone, niezależnie od tego, czy klient płaci gotówką czy kartą kredytową.
Jak sprawdzić poprawność wystawionej faktury?
Po utworzeniu faktury można sprawdzić jej poprawność na kilka sposobów. Możesz porównać fakturę z oryginalną wyceną, jeśli taką posiadasz. Możesz także porównać fakturę z oryginalną umową z klientem, aby upewnić się, że jest ona poprawna. Możesz także porównać fakturę z oryginalnym zamówieniem, aby upewnić się, że jest ono poprawne. Na koniec możesz poprosić klienta o sprawdzenie i zatwierdzenie faktury przed jej wysłaniem.
Autor postu @klient - 09-04-22
